問い合わせを見落とさない仕組み｜小さな仕事の自動化ノート

この記事の手順：①一覧表の項目を決める → ②手作業で運用する → ③フォーム回答を表へ保存する → ④繰り返しが残る部分だけ自動化する。

1一覧表に必要な項目を決める

最初は、問い合わせの受付日、管理番号、種類、対応状況、担当、次の対応、期限、完了日が分かれば十分です。

配布表では状況をプルダウンから選べます。期限を過ぎた未完了の行は「期限超過」、対応を完了すると「完了」と表示します。期限が空欄なら「期限未設定」です。

個人情報に注意：お客様の氏名、電話番号、住所、相談内容は必要最小限だけ扱い、表を共有する相手と権限を確認してください。記事や検証用の画面には実在する顧客情報を載せないでください。

新しい問い合わせを追加したら「未確認」にします。確認した人が担当と次の対応を決めて「対応中」にし、返答が終わったら「完了」にします。

毎日決まった時間に「未確認」と期限超過の行を確認します。1週間使うと、どこに手間が残っているかが見えてきます。最初から自動返信や顧客への自動送信を設定する必要はありません。

Googleフォームでは、回答の保存先として新しいGoogleスプレッドシートまたは既存のシートを選べます。フォームと回答シートの共有権限はそれぞれ確認してください。

メールや電話で受けた問い合わせは、最初は担当者が表へ転記します。すべての窓口を一度に統合すると設定箇所が増えるため、まずフォームなど一つの入口から始めます。

1週間後も、フォーム回答を担当者へ知らせる作業が何度も発生しているなら、フォーム・シート・通知をつなぐサービスを検討できます。MakeにはGoogle Sheetsの新しい行を検知する機能があります。

外部サービスを使うと、アカウント接続や権限設定、利用枠の確認が必要です。料金や無料枠は変わることがあるため、契約前に公式情報を確認してください。まず架空データで試し、通知の重複や停止方法も確認します。

この手順の検証状況：この記事では、GoogleフォームとMakeをつないだ実機テストをしていません。実運用の前に、テスト用データで動作と停止方法を確認してください。

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問い合わせ管理は、表を一つ作り、状況を更新する人と時間を決めるところから始められます。フォームの回答保存を使い、それでも手作業が残る部分だけ自動化すれば、不要な設定や費用を抑えやすくなります。

まずは空欄の対応表に架空の問い合わせを1件入れて、状況プルダウンと期限チェックを試してください。